Apostil Şerhi Nereden Alınır? Belge Türüne Göre Başvuru Makamları

Türkiye’de apostil şerhi, idari belgeler için valilik veya kaymakamlıklardan; adli belgeler için ağır ceza mahkemesi kuruluşu bulunan merkezlerdeki adli yargı adalet komisyonu başkanlıklarından alınır. Noter tarafından düzenlenen veya onaylanan belgelerde ise ilgili noterlik işleminin apostil tasdiki için valilik veya kaymakamlığa başvurulur. Belirli belge türlerinde elektronik başvuru seçeneği de bulunmaktadır.

“Apostil şerhi nereden alınır?” sorusunun yanıtı, belgenin türüne ve hangi imzanın tasdik edileceğine bağlıdır. Örneğin bir mahkeme kararının kendisine apostil uygulanması ile bu kararın noter onaylı tercümesine apostil uygulanması aynı işlem değildir.

Apostilin kapsamını, neyi doğruladığını ve tercümeden farkını öğrenmek için apostil nedir, apostil onayı nasıl alınır? yazımızı inceleyebilirsiniz. Bu yazıda ise belge türüne göre başvurulacak makamları ve başvuru öncesinde yapılacak kontrolleri ele alıyoruz.

Belge Türüne Göre Apostil Şerhi Nereden Alınır?

Apostil başvurusunda ilk adım, elinizdeki belgenin idari belge, adli belge veya noter işlemi içeren belge olarak değerlendirilmesidir.

Belge veya işlem	Başvurulacak makam / kanal	Başvuru öncesi kontrol
Nüfus kayıt örneği gibi idari belgeler	Valilik veya kaymakamlığın ilgili apostil birimi	Belgenin düzenlenme biçimi, imza ve mühür koşulları
Mahkeme kararı gibi adli belgeler	Ağır ceza mahkemesi kuruluşu bulunan merkezlerdeki adli yargı adalet komisyonu başkanlığı	Kararın başvuruda kullanılacak nüshası ve ilgili birimin kabul koşulları
Fiziksel adli sicil kaydı	Yetkili adli yargı adalet komisyonu başkanlığı	Belgenin apostil işlemine uygun biçimde düzenlenmiş olması
Noter tarafından düzenlenen veya onaylanan belgeler	İlgili noterliğin bulunduğu yerdeki valilik veya kaymakamlık apostil birimi	Noter imzasının ve belge bağlantısının tasdik edilebilir olması
Elektronik başvuru kapsamındaki belgeler	e-Apostil sistemi	Sistemde sunulan belge türü ve elektronik başvuru koşulları

Türkiye’de idari ve adli belgeler için apostil düzenlemeye yetkili makamlar, HCCH’nin Türkiye için yayımladığı apostil yetkili makamları sayfasında ayrı ayrı belirtilmektedir. Başvurulacak makamı belirlerken belgenin niteliği ve tasdik edilecek imza esas alınmalıdır.Elektronik başvuruların belge kapsamı ise PTT’nin e-Apostil açıklamalarından kontrol edilebilir.

İdari Belgeler İçin Apostil Şerhi Nereden Alınır?

İdari nitelikteki belgeniz için valilik veya kaymakamlığın apostil işlemlerini yürüten birimine başvurabilirsiniz. Ancak belgeyi temin etmek ile belgeye apostil yaptırmak farklı aşamalardır. Belgenin bir kamu kurumundan alınmış olması, üzerinde kendiliğinden apostil bulunduğu anlamına gelmez.

Başvurudan önce ilgili birime belgenizin türünü ve düzenleyen kurumu bildirerek şu konuları öğrenin:

• Belgenin aslının mı, resmî nüshasının mı kabul edildiği.
• Islak imza ve mühür yönünden aranan koşullar.
• Elektronik imzalı veya barkodlu belgenin fiziksel işlemde nasıl değerlendirildiği.
• İlave imza doğrulaması veya ön tasdik gerekip gerekmediği.
• Kimlik ve temsil belgesi talepleri.
• Başvuru saatleri ve varsa randevu düzeni.

Bu kontrol, özellikle elektronik ortamdan indirilen belgelerle fiziksel başvuru yapılacağı zaman önemlidir. Barkodlu bir belgenin doğrulanabilir olması ile fiziksel apostil işlemine uygun olması aynı değerlendirme değildir.

Nüfus belgesine ilişkin fiziksel ve elektronik başvuru seçeneklerini apostilli nüfus kayıt örneği nereden alınır? yazımızda ayrıntılı olarak inceleyebilirsiniz.

Adli Belgeler İçin Apostil Şerhi Nereden Alınır?

Mahkeme kararları ve adli sicil kayıtları gibi adli belgelerin fiziksel apostil işlemlerinde, ağır ceza mahkemesi kuruluşu bulunan merkezlerdeki adli yargı adalet komisyonu başkanlıkları yetkilidir. Bu nedenle adli bir belge için doğrudan kaymakamlığa gitmek yerine ilgili adliyenin apostil işlemini yürüten birimini öğrenmek gerekir.

Mahkeme kararında ayrıca hangi nüshanın istendiğini belirleyin. Kararın kesinleştiğini gösteren bir kayıt veya ek belge gerekiyorsa, bu ihtiyaç apostil işleminden ayrı olarak değerlendirilmelidir. Apostil, eksik bir karar nüshasını tamamlamaz ve başvuruyu kabul edecek kurumun diğer şartlarının yerine geçmez.

Adli sicil kaydı ve mahkeme kararları için elektronik apostil başvurusu da yapılabilmektedir. Adalet Bakanlığının e-Apostil açıklaması, bu belgelerde fiziksel başvuruya alternatif elektronik işlem imkânını açıklamaktadır.

Noterden Apostil Alınır mı?

Türkiye’de noter onayı ile apostil farklı işlemlerdir. Noter; belgeyi düzenleyebilir, suretini onaylayabilir veya tercümeye ilişkin noterlik işlemini gerçekleştirebilir. Bu noterlik işlemine apostil gerekiyorsa, ilgili noterliğin bulunduğu yerdeki valilik veya kaymakamlığın apostil birimine başvurulur.

Örneğin yurt dışında kullanılmak üzere hazırlanmış noter onaylı bir tercümede, apostilin tasdik ettiği imza noterlik işlemine ait olabilir. Bu işlem, kaynak belgenin üzerindeki kurum imzasının ayrıca apostillendiği anlamına gelmez.

Bu nedenle işlem talebini yalnızca “Belgeme apostil yaptıracağım” şeklinde değil, hangi belge veya onay için tasdik istendiğini belirterek açıklamak daha sağlıklıdır:

• Kaynak belgenin kendisine mi apostil isteniyor?
• Noter onaylı surete mi apostil uygulanacak?
• Noter onaylı tercüme için mi apostil talep ediliyor?
• Kaynak belge ve tercüme için ayrı işlemler mi gerekiyor?

Noter aşamasının kapsamı hakkında noter onaylı tercüme sayfamızdan bilgi alabilirsiniz.

Kaynak Belgenin Apostili ile Tercümenin Apostili Neden Ayrılmalıdır?

Başvuru makamını doğru seçmek için belgenin içeriğinden önce tasdik edilecek imzaya bakmak gerekir.

Örneğin yurt dışına sunulacak bir mahkeme kararı için iki farklı talep gündeme gelebilir:

Kurumun talebi	Değerlendirilecek işlem
Mahkeme kararının apostilli nüshası	Adli belgenin yetkili adli makam tarafından apostil tasdiki
Kararın noter onaylı tercümesine apostil	Tercümeye ilişkin noterlik işleminin valilik veya kaymakamlık tarafından apostil tasdiki
Hem kaynak belgenin hem noter onaylı tercümenin apostilli olması	İki tasdik konusunun ayrı ayrı planlanması

Bu örnekte işlemlerden biri diğerinin yerine geçmez. Önce kaynak belgeye apostil uygulanması ve ardından apostil ekiyle birlikte tercüme edilmesi istenebileceği gibi, tercüme üzerindeki noterlik işlemi için ayrıca apostil de talep edilebilir.

İşlem sırasını belirlerken belgeyi kabul edecek kurumun yazılı belge listesini esas alın. Böylece gerekmeyen bir noter veya tasdik aşamasına yönelmeden doğru belgeyi hazırlayabilirsiniz.

e-Devlet Üzerinden Apostil Şerhi Alınabilir mi?

Belirli belge türlerinde e-Apostil sistemi üzerinden elektronik başvuru yapılabilir. PTT’nin yayımladığı açıklamalarda aşağıdaki belgeler elektronik başvuru kapsamında listelenmektedir:

• Adli sicil kaydı.
• Mahkeme kararı.
• Nüfus kayıt örneği.
• Doğum kayıt örneği.
• Evlenme kayıt örneği.
• Ölüm kayıt örneği.

Başvuruyu e-Devlet PTT e-Apostil hizmeti veya resmî e-Apostil sistemi üzerinden başlatabilir, sistemde sunulan güncel belge seçeneklerini inceleyebilirsiniz.

Standart belge oluşturma işlemi ile elektronik apostil başvurusu aynı değildir. Örneğin e-Devlet’ten nüfus kayıt örneği indirmek, bu belge için apostil başvurusunun da tamamlandığı anlamına gelmez.

Elektronik başvuruda belgenin apostil işlemi yetkili makam tarafından yürütülür. PTT ise yetkili makamlarca apostil verilmiş belgelerin elektronik ortamda ilgililere ulaştırılmasına aracılık eder. Bu görev ayrımı, Dışişleri Bakanlığının e-Apostil bilgilendirmesinde açıklanmaktadır.

Başvuru Öncesi Kontrol Listesi

Apostil birimine gitmeden veya elektronik başvuru başlatmadan önce şu soruların yanıtını netleştirin:

1. Belgeyi hangi ülkeye, hangi kuruma ve hangi işlem için sunacaksınız?
2. Kurum gerçekten apostil istiyor mu?
3. Apostil kaynak belgeye mi, noter onaylı surete mi, tercümeye ilişkin noter işlemine mi uygulanacak?
4. İstenen belge kapsamı ve düzenlenme tarihi uygun mu?
5. Belgenin bütün sayfaları ve ekleri elinizde mi?
6. Fiziksel veya elektronik başvuru yolundan hangisi belgenize uygun?
7. Başkası adına başvurulacaksa hangi temsil belgeleri gerekiyor?
8. Tercüme isteniyorsa hedef dil ve onay biçimi belirlenmiş mi?

Apostil, belgenin içeriğinin doğruluğunu veya başvurunun kabul edileceğini garanti etmez. Bu nedenle doğru makama başvurmak kadar, doğru kapsamda belge hazırlamak da önemlidir.

Apostil Başvurusunda Sık Yapılan Hatalar

Her belge için aynı makama gitmek

İdari belge, adli belge ve noter işlemi içeren belge için başvuru yolu aynı olmayabilir. Belgenin türünü ve tasdik edilecek imzayı belirlemeden yapılan başvuru, farklı bir birime yönlendirilmenize neden olabilir.

Tercümeye uygulanan apostili kaynak belgenin apostili sanmak

Noter onaylı tercümeye uygulanan apostil ile kaynak belgenin üzerindeki kurum imzasına uygulanan apostil farklı tasdik konularıdır. Belgeyi kabul edecek kurumun hangisini istediği açıklığa kavuşturulmalıdır.

Eksik belge veya eksik ekle işlem yapmak

Çok sayfalı belgelerde ekleri, kararın devam sayfalarını veya mevcut apostil sayfasını değerlendirme dışında bırakmak tercüme ve başvuru hazırlığını eksik bırakabilir. Belgeye bağlı tasdik sayfasını ayırmadan bütünlüğünü koruyun.

Elektronik belgeyi otomatik olarak apostilli kabul etmek

Barkod, elektronik imza ve apostil aynı şey değildir. Elektronik belgenin oluşturulması ile apostil başvurusunun sonuçlanması ayrı aşamalardır.

Sık Sorulan Sorular

En yakın kaymakamlıktan her belgeye apostil yaptırabilir miyim?

Her belge için böyle bir genelleme yapılamaz. Önce belgenin idari mi, adli mi olduğu ve hangi imzanın tasdik edileceği belirlenmelidir. Noter işlemi içeren belgelerde ilgili noterliğin bulunduğu yer ve imza doğrulama koşulları da dikkate alınır.

Diploma için doğrudan kaymakamlığa başvurabilir miyim?

Diplomanın aslına, onaylı suretine veya noter onaylı tercümesine işlem yapılması farklı hazırlıklar gerektirebilir. İlgili apostil birimine belgenin düzenleyen kurumunu ve işlem yapılacak nüshayı bildirerek ön tasdik ve imza koşullarını öğrenin. Noter onaylı tercümenin apostili, diplomanın aslına uygulanmış apostil olarak değerlendirilmemelidir.

Apostil için randevu almak gerekir mi?

Başvuru saatleri ve randevu düzeni için işlem yapacağınız birimin güncel açıklamasını kontrol edin. Belgeyi temin etmek için alınan randevu ile apostil başvurusu aynı hizmet değildir.

Bir yakınım benim adıma apostil başvurusu yapabilir mi?

Başvuru yapılacak makamdan temsil koşullarını öğrenin. Her belge ve işlem için aynı uygulamanın geçerli olduğunu varsaymayın; kimlik, yetkilendirme veya vekâletname talebini önceden netleştirin.

Apostil aynı gün alınabilir mi?

Bütün başvurular için aynı gün sonuçlanma sözü verilemez. Belgenin işlem koşullarına uygunluğu, ek doğrulama ihtiyacı ve ilgili birimin iş yükü sonucu etkileyebilir. Elektronik başvuruların durumu ise sistem üzerinden takip edilebilir.

Apostilli Belgelerinizi Okeanos Tercüme ile Başvuruya Hazırlayın

Apostil sürecinde doğru makamı belirlemek kadar, belgenin ve tasdik eklerinin istenen dilde eksiksiz hazırlanması da önemlidir. Okeanos Tercüme olarak diploma, transkript, nüfus kayıt örneği, adli sicil kaydı, mahkeme kararı, vekâletname ve diğer resmî belgelerin tercümesinde destek sunuyoruz. Belgenizin kullanılacağı ülkeyi, kurumun tercüme ve onay şartlarını, hedef dili ve teslim tarihinizi paylaşarak ihtiyacınıza uygun tercüme hizmeti için teklif talep edebilirsiniz.

Çeviri hizmetlerimize ilişkin kalite belgelerini Belgelerimiz sayfamızda inceleyebilirsiniz. Okeanos Tercüme apostil düzenleyen resmî makam değildir; tercüme hizmetimiz ile yetkili makamın yürüttüğü tasdik işlemi birbirinden ayrıdır.

Teklif talep ve sorularınız için:

• Telefon: 0212 221 45 21
• WhatsApp: 0553 910 31 32
• E-posta: info@okeanostercume.com.tr
• Konum: Perpa Ticaret Merkezi, Şişli / İstanbul